До начала погрузки на судно лесных грузов, перевозимых в межпортовом и прямом водном сообщениях, грузоотправитель обязан представить порту отправления погрузочные ордера со спецификациями (грузовыми списками) на весь лесной груз, подлежащей отгрузке на данном судне. Погрузочные ордера должны быть заполнены по установленной форме на каждую отдельную партию лесного груза и по каждому грузополучателю, с указанием в этих ордерах полного наименования груза в соответствии с «Алфавитом к номенклатуре сухогрузов», объема лесного груза и способа его определения. К каждому погрузочному ордеру прилагается спецификация, данные которой используют для составления грузового плана. Спецификация содержит в себе следующие сведения:
- точные наименования и сорта, предъявляемых к перевозке лесоматериалов, количество их;
- точное наименование грузоотправителя и грузополучателя, их адреса и банковские реквизиты;
- место погрузки (с какого причала, с берега или воды), способ погрузки.
Если погрузка производится у нескольких причалов, то на каждое место погрузки грузоотправителем должны быть представлены порту отдельные погрузочные ордера и спецификации.
Порт отправления обязан проверить указанные в погрузочном ордере число мест, марки, знаки и удостовериться, соответствует ли предъявляемый груз данным, указанным отправителем. После того, как груз принят, на каждую из отправок нанесена транспортная маркировка, и груз оприходован по амбарной книге, заведующий складом проставляет на погрузочном ордере, его дубликате и корешке порядковый номер, под которым отправка записана в амбарную книгу. И подписывает их. Погрузочный ордер выдается затем отправителю, дубликат передается в грузовую контору, а корешок остается на складе до погрузки груза на судно. Подписанный заведующим складом погрузочный ордер грузоотправитель предъявляет в грузовую контору для расчета провозных платежей и выписки коносамента. Таким образом, погрузочный ордер представляет собой первичный документ. сопровождающий груз до передачи на судно.
Коносамент - документ, выдаваемый судовладельцем или его агентом грузоотправителю, подтверждающий прием груза к перевозке морем из одного пункта в другой на определенных условиях и содержащий обязательство перевозчика выдать груз в порту назначения законному держателю коносамента на основании погрузочного ордера. Коносамент -важнейший перевозочный документ, удостоверяющий наличие договора морской перевозки; доказывает принятие указанного в нем количества груза к перевозке; определяет правоотношения между перевозчиком и получателем груза.
В каботажных перевозках на все сдаваемые судну отправки составляется приемо-сдаточная ведомость в четырех экземплярах. Для каждого порта назначения составляется приемо-сдаточная ведомость. По окончании погрузки на все четыре экземпляра приемо-сдаточной ведомости подписываются сдающей (складской работник порта) и принимающей (грузовой помощник капитана) сторонами. Один экземпляр ведомости и корешки всех погрузочных ордеров, перечисленных в приемо-сдаточной ведомости, возвращаются грузовому складу и служат документами, подтверждающими сдачу груза. Три экземпляра, дубликаты погрузочных ордеров и две копии всех коносаментов следуют при грузе до порта назначения.