Статистическая информация, получаемая в результате наблюдения характеризует отдельные единицы статистической совокупности. Дальнейшая задача статистического исследования состоит в приведении полученных материалов в определенный порядок, систематизации и на этой основе получение сводной характеристики всей совокупности. Эта задача решается с помощью статистической сводки.

Статистическая сводка - второй этап статистического исследования, состоящий в систематизации, обработке и подсчете групповых и общих итогов, расчете обобщающих показателей. Обобщающие показатели характеризуют совокупности единиц в целом или по группам и могут быть абсолютными, относительными и средними величинами. Первоначальным видом обобщающих показателей являются абсолютные величины, которые получаются непосредственно в результате сводки (суммирования) первичного статистического материала. На основе абсолютных величин рассчитываются относительные и средние показатели. Для характеристики различных явлений и процессов, как правило, применяются все три вида обобщающих показателей. Если проводится только подсчет общих (абсолютных) итогов, сводка называется простой.

На стадии сводки осуществляется переход от характеристик единиц совокупности к характеристике всей совокупности в целом, от характеристик индивидуальных значений признаков у отдельных единиц совокупности к характеристике их общего проявления. Значение этой стадии для всего статистического исследования очень велико. В результате статистического наблюдения может быть собран достоверный и точный материал, характеризующий каждую единицу совокупности, но плохо выполненная сводка не даст возможности сделать на основе этого материала правильные выводы.

Статистическая сводка состоит из следующих этапов: разработка программы сводки; подсчет групповых и общих итогов; оформление конечных результатов сводки в статистических таблицах.

Программа сводки составляется в соответствии с задачами статистического исследования и с учетом принятой формы организации сводки. Программа статистической сводки содержит перечень групп, на которые должна быть разделена совокупность по отдельным признакам. В программе определяются сводные относительные и средние показатели, характеризующие отдельные группы и всю совокупность в целом. В ней также предусматриваются территориальные границы, в которых необходимо произвести разработку материалов (например, в границах области).

Программа сводки имеет вид макетов разработочных и сводных (итоговых) статистических таблиц. Разработочная таблица является вспомогательной статистической таблицей, предназначенной для получения подробных данных при обработке информации, собранной в результате наблюдения. Сводная - это таблица, которая должна быть заполнена в результате сводки статистических материалов. Например, при изучении развития промышленности предприятия группируются по отраслям.

Статистическая сводка может быть первичной, когда обработка и подсчет данных осуществляется в процессе статистического наблюдения, и вторичной, заключающейся в обработке и подсчете данных, полученных в результате первичной сводки.

По способам организации статистическая сводка может быть децентрализованной и централизованной.

Децентрализованная сводка состоит в том, что обработка первичных данных, полученных в результате статистического наблюдения, производится на местах. Обобщение материала осуществляется снизу доверху по иерархической лестнице управления, подвергаясь на каждом из них соответствующей обработке. Сначала данные сводятся в пределах административно-территориальных единиц (района, области, края, автономной республики) соответствующими статистическими органами, затем полученные сводные итоги представляются в Госкомстат для дальнейшего их обобщения.

При централизованной сводке все первичные материалы сосредотачиваются в центральном органе, где и подвергаются сводке. Централизованная сводка приобретает особое значение с созданием Единой статистической информационной системы (ЕСИС). Она позволяет комплексно использовать собранные данные, сократить затраты на их обработку, ускорить процесс сводки, устранить дублирование в обработке статистической информации.

Основной поток статистической информации исходит от предприятий и идет по восходящей линии, подвергаясь на разных ступенях этой линии сводке и разработке. При этом возможны две линии обобщения: через систему органов государственной статистики и через ведомственную систему. Раньше преобладала вторая линия организации сводки, при которой общие итоги отчетных данных обеспечивали соответствующие министерства. Органы государственной статистики по важнейшим показателям проводили параллельную сводку материалов. ЕСИС предполагает полную централизацию статистической сводки. При этом сводные итоги о развитии отдельных отраслей народного хозяйства обеспечиваются органами государственной статистики, которые в своих сводках дают и итоги по министерствам и ведомствам. Результаты сводки, проводимой государственными органами статистики, являются единственными официальными данными об итогах развития народного хозяйства. По линии своих ведомств предприятия представляют отчетность для оперативного контроля и руководства, а не для народнохозяйственных обобщений. Централизованная сводка статистической отчетности по сравнению с ведомственной (децентрализованной сводкой) обеспечивает общегосударственные интересы в получении правильных сводных итогов, объективно отражающих действительность. На эти итоги не оказывают влияния ведомственные интересы, а также организационные изменения в управлении отраслями народного хозяйства, сопровождающиеся переходом предприятий из одного ведомства в другое.

На основе научной систематизации статистических данных в виде сводки осуществляется начальный этап обработки информации - группировка.