Компьютерные информационные технологии в документоведении и документационном обеспечении управления включают в себя методы, приемы, последовательность операций и процедур, связанных с использованием компьютеров и программного обеспечения в документообороте предприятия [1, с. 99].
Вопрос оценки трудоёмкости технологий чрезвычайно важен в любой области человеческой деятельности. Одновременно данный вопрос является чрезвычайно сложным, поскольку охватывает оценку всех составляющих понятия «технология». Одно из классических определений этого понятия гласит: технология (греч. Techne – искусство + Logos – учение) включает в себя методы, приемы, режим работы, последовательность операций и процедур, она тесно связана с применяемыми средствами, оборудованием, инструментами, используемыми материалами. Поэтому оценка технологий должна учитывать следующие компоненты:
• особенности и ограничения, накладываемые инструментарием;
• специфику, сложность производимого продукта;
• массовость (тираж) производимого продукта и др.
Для решения задачи оценки необходимо выбрать показатели, позволяющие численно характеризовать различные технологии. В данном случае универсальным показателем могла быть стоимость или время, затрачиваемое на производство информационного продукта, однако подобные оценки технологий чрезвычайно трудно осуществить. Также отметим, что в сфере компьютерных технологий многообразие видов информации, программного обеспечения (инструментальных средств) столь велико, что не представляется возможным изначально выработать некий универсальный подход к выбору показателя оценки технологий.
Ограничим область исследования технологиями обработки текстовой информации на основе использования тестовых редакторов
(фактически единственным используемым редактором является MS Word), остающимися довольно актуальными в деятельности учреждений любого профиля. Кроме этого, из всех манипуляций текстовой информацией, осуществляемых разными специалистами учреждения, ограничимся исследованием эффективности технологий форматирования документов.
Таким образом, в оценке технологий мы используем следующие ограничения:
• ограничения инструментария – соответствуют ограничениям (возможностям) MS W ord при форматировании текстовой информации;
• специфика, сложность продукта – это простейшие по набору форматов абзацев или реквизитов документы (не более 10-ти реквизитов или типов форматов);
• массовость, тираж продукта – несколько сотен документов.
Форматирование – это процесс создания должного формата документа, основу которого образует схема расположения основных реквизитов и, соответственно, форматы самих реквизитов [1, с. 60–
61; 2, с. 44–57]. Несмотря на то, что не существует какого-либо научно обоснованного подхода к определению конкретных технологий в предлагаемой области, из опыта практического использования MS Word можно предложить следующие технологии форматирования текстовой информации.
1. Традиционная технология (ТТ) форматирования. Характеризуется тем, что при форматировании текстов используются возможности визуализации команд форматирования шрифтовой, абзацной и другой составляющих формата текста. При необходимости маркируются части текста, используются визуализированные команды изменения параметров первой строки абзаца, позиций табуляции и др. При работе с документами небольшой сложности формата это наиболее распространённая технология.
2. Форматирование на основе стилей (ФС). Характеризуется тем, что к каждому абзацу текста должным образом выбирается и применяется стиль, в котором варьируются параметры всех составляющих: шрифтовой, абзацной и др. В данной технологии используется важнейший принцип работы в MS Word – абсолютная
необходимость выбора и использования для всех без исключения абзацев текста конкретного и единственного стиля форматирования. В MS Word каждый стиль форматирования фактически является контейнером, содержащим абсолютно все параметры форматирования, реализуемые текстовым редактором. Более того, одни стили могут основываться на других стилях, в результате реализуется некий принцип связности стилей с целью синхронного изменения параметров форматирования. С одной стороны, в
некоторых случаях это повышает эффективность технологии форматирования текстовой информации, а с другой – увеличивает трудоёмкость настройки взаимосвязанных стилей.
3. Форматирование на основе шаблонов (ФШ). Шаблоны в MS Word являются важнейшей частью инструментария, формально любые файлы создаются исключительно на основе шаблонов. Шаблон может содержать текстовую основу документов, а также стили, в том числе созданные пользователем, обеспечивающие форматирование всего перечня абзацев-реквизитов, создаваемых на их основе документов [1, с. 100–103].
На первом этапе исследования в качестве образца документа был выбран простейший по формату документ, содержащий четыре абзаца-реквизита: Адресат, Название, Текст и Подпись. В качестве единицы оценки затрат на форматирование была выбрана условная команда (УК), объединяющая все манипуляции пользователя, направленные на изменение одного из параметров формата абзаца:
• выключка (Вк) абзаца;
• первая строка (ПС) абзаца;
• левый отступ (ЛО);
• правый отступ (ПО);
• межстрочный интервал (МИ);
• интервал перед (ИП) абзацем;
• интервал после (ИС) абзаца;
• табуляция (Т).
В эксперименте по оценке трудозатрат использовалось восемь вариантов форматов документов, участвовали в течение нескольких лет студенты-документоведы ЛГУ им. А. С. Пушкина. Всего было произведено около 5000 оценок, которые фиксировались в таблицы следующей структуры:



В таблице заштрихованы ячейки, соответствующие УК при использовании традиционной технологии форматирования. На интуитивном уровне понятно, что затраты Y при использовании ТТтехнологии характеризуются следующим аналитическим выражением:
YТТ = АIК Ix,
где x – число документов;
А – число абзацев в документе;
К – число условных команд, в среднем выполняемых при форматировании одного абзаца.
Аналогично оценивались трудозатраты для изменения параметров стилей для ФС-технологии с той лишь разницей, что эти затраты учитывались лишь для первого форматируемого документа. Для других документов, сохраняемых в текущем файле, достаточно применить лишь одну команду на один абзац – команду выбора
сконфигурированного ранее стиля. Затраты Y при использовании
ФС-технологии характеризуются следующим аналитическим выражением:
YФС = СIКС + АIx,
где x – число документов;
А – число абзацев в документе;
С – число стилей абзацев;
КС – число условных команд, в среднем выполняемых при конфигурировании одного стиля.
При использовании ФШ-технологий мы должны учесть единовременные затраты на создание текстовой основы шаблона, а также
конфигурирование стилей. В дальнейшем эти затраты быстро окупаются, поскольку для каждого нового документа не требуется выполнять операции форматирования, и при оценке трудозатрат мы можем учитывать единственную манипуляцию пользователя – команду «Создать документ (выбрать шаблон)». Затраты на ФШтехнологию описываются следующим аналитическим выражением:
YФШ = Ш + СIКС + x,
где x – число документов;
Ш – затраты на создание текстовой основы шаблона;
С – число стилей абзацев;
КС – число условных команд, в среднем выполняемых при конфигурировании одного стиля.
Сравнительная эффективность трёх технологий для форматирования простых по формату документов показана на рис. 1. Из
рис. 1 видно, что при форматировании простых документов, вопервых, ТТ-технологии эффективны лишь при очень небольшом числе документов – до 5–10 шт., во-вторых, в пределах нескольких десятков документов эффективны ФС-технологии, наконец, в-третьих, при большом числе документов вне конкуренции ФШ технологии.




Несколько иначе выглядит график сравнительной оценки трёх технологий форматирования текстовой информации, если документ содержит сложные по формату абзацы, например, иерархически связанные нумерованные абзацы (рис. 2). В этом случае параметр КС – число условных команд, в среднем выполняемых при конфигу- рировании одного стиля, может быть большим. Из рис. 2 видно, что при форматировании сложных по формату документов использова- ние ТТ и ФС-технологий лишено смысла. С учётом того, что в учре- ждениях, как правило, обрабатывается значительное число документов, для их эффективного форматирования целесообразно иметь шаблоны и использовать ФШ-технологии форматирования.





Список литературы
1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учеб. для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.
2. Спивак В.А. Делопроизводство. – СПб.: Питер, 2002. – 208 с. (Сер.
«Учебные пособия»).