4.1. Принцип
Обработка документов по безопасности как электронными средствами, так и вручную должна обеспечивать ее читабельность и защиту от потери или ввода ошибочных данных.
4.2. Цель
Улучшить доступ к информации, обеспечить своевременное и точное предоставление информации и защитить ее от несанкционированного использования.
4.3. Реализация
4.3.1. У автотранспортной организации должен быть документ по обеспечению безопасности информации, соответствующий степени связанного с ней риска, а также особенностям и характеру деятельности компании и ее размеру.
4.3.2. Необходим надлежащий физический контроль в компьютерных зонах.
4.3.3. Контроль доступа к системам данных предполагает высокий уровень ответственности сотрудников и соответствующий уровень информационной безопасности. Сотрудники должны пройти подготовку в области компьютерных технологий и систем обеспечения безопасности данных.
4.3.4. Компьютерные системы должны предусматривать резервное копирование данных и контроль использования пользователями информационных систем.
4.3.5. Документы должны быть полными, понятными, точными и должны предоставляться своевременно.
4.3.6. Автотранспортные организации и таможенные органы должны соблюдать конфиденциальность коммерческой и «закрытой» информации, включая информацию о процедурах по обеспечению безопасности автотранспортных предприятий.
4.3.7. Таможенные органы должны отдавать предпочтение методам контроля, основанным на принципе «одного окна» или «оформления в одной точке».
4.3.8. Полное и своевременное внедрение системы обмена электронными данными необходимо для всех партнеров, принимающих участие в таможенных процедурах, в частности, для подтверждения завершения таможенного оформления, например, путем применения модуля SafeTIR в рамках системы TIR.
4.3.9. Для принятия превентивных мер таможенные органы должны сообщать торговым и транспортным предприятиям о и новых типах мошенничества и преступной деятельности.