2.1.1. Храните документацию в безопасном месте. Охраняйте доступ к компьютерам и местам хранения информации/документации, контролируйте доступ к информационным системам и использование информации. Изготавливайте резервные копии документации.
2.1.2. В соответствующих случаях устанавливайте сроки для подготовки документации и используйте специальные процедуры для подготовки срочной отгрузки. Предусмотрите возможность введения системы приемки под подпись на всех контрольных участках производственного процесса (подготовка документации, опечатывание, осмотр автофургона, доставка груза и т.д.).
2.1.3. Ведите журнал учета работ, связанных с обеспечением безопасности.
2.1.4. Обеспечьте возможность оперативного получения данных о вашем автотранспортном средстве, трейлере, грузах. Как минимум в вашем распоряжении должна быть следующая информация: регистрационный номер автотранспортного средства/серийный номер трейлера, марку, модель, тип корпуса, идентификационный номер автотранспортного средства, номер двигателя, номер коробки передач, внешние отличительные признаки, количество осей, наличие специального оборудования, снабженного серийными номерами, средств обеспечения безопасности, пройденный километраж.
2.1.5. Позаботьтесь о том, чтобы всегда была под рукой такая же необходимая информация о перевозимых грузах: тип, характер, количество, упаковка, маркировка, способ погрузки, крепления и т.д.
2.1.6. В случае перевозки дорогостоящих грузов или грузов, требующих повышенного внимания к
безопасности, сведения о них в коммерческой документации, которая следует с автотранспортным средством, должны быть ограничены необходимым минимумом.
Позаботьтесь о том, чтобы к этим сведениям имели доступ только надежные, пользующиеся доверием лица.