Одним из важнейших моментов организации приема является составление списка гостей. Прежде всего определяется общее количество приглашенных лиц, которое не должно превышать возможностей обслуживания и помещения, где будет проходить прием.
Приглашения на официальный прием отпечатываются на бланках, изготовленных в типографии. Имя, фамилия и должность приглашенного пишутся от руки или печатаются на компьютере (с последующей расклейкой на открытке). Для приемов по случаю национального праздника или в честь какого-либо государственного деятеля или делегации заказываются специальные бланки, на которых указано, по какому случаю проводится прием.
В случае, когда завтрак или обед дается в честь какого-либо высокопоставленного лица, приглашение ему высылается только после того, как сделано устное предложение, которое им принято. В этом случае буквы «R.S.V.P.» на письменном бланке зачеркиваются и над ними пишутся буквы «p.m.», или «pour memoire», или «to remind» («для памяти»).
Когда под буквами «R.S.V.P.» написано «regrets only» («только в случае отказа»), то ответить следует, если по каким-либо причинам приглашенный не сможет присутствовать на данном мероприятии.
Приглашения рассылаются с курьером или почтой не позднее чем за 1–2 недели до приема. Приглашения официальным лицам и видным деятелям рекомендуется всегда рассылать с курьером. Если мужчин приглашают на прием вместе с женами, то это указывается: на первое место всегда ставят имя мужа.
В приглашении на приемы типа фуршет (где гости закусывают стоя) указывается время начала и окончания приема (17.00–19.00, 18.00–20.00 и т. д.). На такие приемы можно прийти и уйти в любое время в пределах указанного периода. Приходить к началу такого мероприятия и находиться там до конца необязательно.
Приглашение, если оно отсылается в организацию, может быть не персональным, а с указанием лишь числа приглашенных от организации, учреждения, фирмы. В этом случае с ответным письмом принято направлять именной список лиц, которые будут присутствовать на приеме. Во всех случаях ответ на приглашение обычно направляют отпечатанным на специальном бланке или в виде частного письма. Ответить на приглашение можно и по телефону, если он указан в пригласительной карточке. Обязательным является сообщение о принятии приглашения в тех случаях, когда в полученном приглашении на прием оставлены незачеркнутыми буквы «Р.S.V.Р.» или фраза «Просьба ответить». Если дан положительный ответ на приглашение, посещение приема является обязательным. Опоздание считается нарушением этикета. Если из одного учреждения приглашено несколько представителей и они являются на прием не вместе, первыми должны приходить младшие по должности, а затем старшие.
Когда в пригласительной карточке буквы «Р.S.V.Р.» зачеркнуты или отсутствуют (приглашения на приемы, проводимые стоя), давать тот или иной ответ не нужно.