Выбирать бумагу для делового письма необходимо довольно тщательно, поскольку впечатление, которое она может создать у получателя письма, влияет на репутацию фирмы-отправителя. Бумага должна быть хорошего качества, внешне привлекательная и немного консервативная: белая или слегка тонированная. Для личных писем во многих странах мира используют бумагу различную как по цвету, так и по оформлению. Вверху по центру либо в верхнем левом углу стандартного листа компании, как правило, указываются инициалы, имя или адрес с почтовым индексом и номером телефона отправителя. По личному заказу можно изготовить бумагу с тиснеными инициалами, монограммой или логотипом. Если вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, то бумага должна удовлетворять принятым требованиям: формат A4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен (особенно если вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу).

Не посылайте письмо, не обдумав его содержание. Обязательно перечитайте его текст, прежде чем отправить. Если вы пишете письмо при помощи компьютера, то пользуйтесь программой Word, потому что в этой программе имеется опция проверки орфографии. Вы можете быть весьма грамотным человеком, но в письме допускать ошибки. Они будут незаметны вам, но вполне очевидны другому человеку. Учтите, что предложения, которые делает безграмотный человек, всерьез не рассматриваются! Прочитав пришедшее к вам письмо, не торопитесь отвечать, даже если очень хочется, — подсчитано, что львиная доля интернетовского времени тратится на ответные письма. Выйдите из Интернета, ответьте на все письма, перечитайте их, а потом только отправляйте. Помните, что длинные письма писать принято лишь близким друзьям, родственникам или предмету своих нежных чувств. Для всех остальных ваше письмо интересно лишь с информативной точки зрения.

Если ваши слова достаточно важны, чтобы быть написанными, тогда они также действительно важны, чтобы быть написанными правильно!

Д. Хэррис

Современные правила составления писем — это по существу все те же формальности, соблюдаемые в письменной форме. Придуманы они в 1842 г. лондонским художником Уильямом Энгли — составителем первой новогодней поздравительной открытки. А в 1860-е гг. с развитием регулярной почты эти формы стали общепринятыми. Конечно же письма друг другу люди писали и раньше, и при этом существовали определенные обычаи. Так, древние римляне писем не подписывали, если только это не были письма к самому императору. Письма вручались посыльными лично адресату, потому адреса на конвертах не писали.

«По имени называют, а по отчеству величают» — так издавна говорили на Руси. Однако в ранних летописях в большинстве случаев употребляется только одно имя, даже когда говорится о князьях Рюриковичах (IX в.). Употребление отчества относится к более позднему времени. Так, в списках русских послов 945 г. При именах некоторых из них уже стоят отчества. Однако даже в XI–XII вв. случаи употребления отчеств очень редки. Число подобных примеров значительно увеличивается с XIII в., когда лиц высшей знати перестают называть только по имени. В русском языке мужские фамилии склоняются вместе с именем и отчеством («Я приглашаю Ковтуна Николая Сергеевича…»), но лишь в том случае, если они не заканчиваются на букву «о» («Предоставляю слово Величко Ивану Петровичу»). Ни в коем случае нельзя склонять фамилию, оканчивающуюся на «о», — это имеет уничижительный оттенок («Желаю Матвиенке Володе…») и указывает по меньшей мере на безграмотность обращающегося. Подобные женские фамилии ни в каком случае несклоняются («Хочу пожелать Гарцман Любови Генриховне…»).

Обращение «товарищ» за 73 года советской власти весьма прижилось в России и не имеет тенденций к исчезновению, хотя форма «господин» снова возвращается в обиход. Однако слова «господин, госпожа» применяются к официальным должностным лицам на официальных и формальных приемах, чаще всего в обращении к иностранным представителям («Господин посол…», «Госпожа генеральный директор…»). Обращение «товарищ» в России ныне устойчиво применяется лишь при разговоре с военными, флотскими, милицейскими чинами.

Первыми всегда здороваются мужчина с женщиной, младший со старшим. Женщина же в свою очередь должна первой поздороваться с более старшей по возрасту. Если старшая по возрасту женщина подает вам руку, а вы при этом сидите, то полагается встать. Каковы воспитанные люди Они уважают человеческую личность, а потому всегда снисходительны, вежливы, уступчивы… Они не бунтуют из-за молотка или пропавшей резинки; живя с кем-нибудь, они не делают из этого одолжения, а уходя, не говорят: с вами жить нельзя! Они прощают и шум, и холод, и пережаренное мясо, и остроты, и присутствие в их жилье посторонних…

Рукопожатие — жест традиционный и символический. Ладонь, погладить, приладить, уладить, лад — один корень, символической основой которого является Ладо (женская ипостась — Лада) — древнее божество любви и гармонии (лад). Человеку недоброму не протягивали руки в знак неладных отношений, а соединяли ладони, чтобы поладить друг с другом. В наше время рукопожатиями стали злоупотреблять. Так, например, сослуживцам, ежедневно встречающимся на работе, вовсе не обязательно утром и вечером пожимать друг другу руки. Однако не проявив этого простого жеста, мы можем вольно или невольно оскорбить человека. Ведь рукопожатие — это символ дружелюбия при встрече или прощании, который не требует словесного сопровождения. Человек, не подающий другому руки, выказывает ему тем самым недоверие. В Японии же рукопожатие не принято, и если оно имеет место, то несет совершенно противоположную нашему восприятию смысловую нагрузку — оно является выражением намерений недружелюбного, а порой даже агрессивного характера. В японском этикете собеседники не касаются друг друга, а лишь обмениваются почтительными поклонами. А таджики, например, пожимают протянутую руку двумя руками и считают, что, протянув лишь одну руку для приветствия, они проявят неуважение к своему гостю.

Визитные карточки имеют давнее происхождение. Французы утверждают, что визитки впервые появились во Франции в XVII в., а китайцы доказывают, что такие карточки у них существовали еще в Средние века. Однако единственный образец печатной визитной карточки, датируемый 1786 г., обнаружен в Германии. Но в Европе визитки стали распространяться лишь в XIX в., к этому же времени сложились и первые правила пользования ими. Во многих случаях визитная карточка заменяет удостоверение личности. Обычно она печатается на языке страны, в которой живет ее владелец, по-английски или на языке страны пребывания. Признак дурного тона — подавать человеку визитку с текстом на чужом языке, который он не сможет прочесть. В этом случае нужно заполнить авторучкой обратную сторону карточки, написав на ней свои данные на доступном человеку языке.

На мой взгляд, высокую и почетную должность куда легче занять, чем сохранить. Жан де Лабрюйер В деловых кругах за рубежом существует ряд строгих правил этикета, не зная которых вы будете выглядеть нелепо в глазах ваших партнеров. Что такое этикет для современного человека? По мнению некоторых наших современников, это скучные пережитки прошлого, когда люди высшего света разыгрывали друг перед другом церемониальный спектакль. У В. И. Даля в «Толковом словаре живого великорусского языка» значится: «Этикет — чин, порядок; принятая условная вежливость; церемониал, внешняя обрядливость. Этикетни-чать с важностью и настойчивостью — блюсти этикет, будто дело». Да, «этикетничать» в нашей ежедневной суете сложно. До того ли? Однако иногда нелишне вспомнить, что встречают все-таки по одежке и по манерам в том числе.

Японцы тщательно придерживаются правила появляться на службе и протокольных мероприятиях в строгом деловом костюме. Главные требования к одежде — опрятность, аккуратность и даже некоторая педантичность. Во время переговоров, как правило, пиджаки не снимают и галстуки не распускают.
В Японии рукопожатия не приняты — они выражают недружелюбие и агрессивность. По правилам этикета собеседники не касаются друг друга, а лишь обмениваются почтительными поклонами.
Японцев нужно всегда называть по фамилиям, добавляя неизменное «сан» («господин») — например, Токугава-сан, Кендзабуро-сан.
В дом или традиционный японский ресторан принято входить без обуви, соответственно, носки должны быть чистыми и без дыр.
Современные японцы часто едят хлеб, однако если он на столе присутствует, то, как правило, нет риса или наоборот. При употреблении алкоголя чокаются, произносят тост или просто говорят «кампай». Младший должен наливать старшему и внимательно следить, не опустела ли у него рюмка. Саке (рисовую водку) пьют как охлажденной, так и подогретой. Когда вам предлагают какой-нибудь напиток, нужно приподнять стакан (рюмку) и дождаться, пока его не наполнят. Рекомендуется оказывать ответную услугу своим соседям.

Франция — родина европейского этикета, и соблюдение его возведено в статус неписаного закона. Бизнес нынче так же регламентирован, как некогда королевские приемы, и требует соблюдения формальностей. О встречах с французскими партнерами следует всегда договариваться заранее. Пунктуальность рассматривается как проявление вежливости. Однако общее правило таково: чем выше статус гостя, тем большее допускается опоздание. Принято легкое рукопожатие при встрече.
Во Франции высоко ценится образование, особенно связанное с историей, философией, искусством (естественно, самой Франции). В официальных переговорах можно блеснуть фразой: «Однажды ваш великий моралист Ларошфуко сказал, что… (следует цитата)». Соответственно, будут к месту и подарки, отвечающие интеллектуальным запросам вашего партнера или его чувству прекрасного, — связанные с искусством предметы, книги или альбомы, изящные вещицы (в меру дорогие, говорящие скорее о вашей доброжелательности, чем о желании блеснуть своим богатством или широтой натуры). Впрочем, в деловой среде обмениваться подарками не особенно принято.
Деловые встречи и переговоры французы предпочитают вести именно по-французски, даже если сами владеют другими языками. Англичане для них не указ. Большое значение придается риторике, умению стройно изложить свою мысль: тезис, антитезис, синтез. С точностью обсуждаются детали. Тактические приемы при ведении переговоров могут быть крайне разнообразными.

Для американцев характерны хороший настрой, энергичность, внешнее проявление дружелюбия и открытости. Они любят атмосферу не слишком официальную при деловых встречах, относительно быстро переходят на обращение по имени. Ценят шутки и хорошо реагируют на них. Пунктуальны.
При приветствии и знакомстве мужчины и женщины, как правило, обмениваются рукопожатиями. Взаимные поцелуи и целование руки дамам здесь не приняты. Хотя часто можно наблюдать жизнерадостное похлопывание хорошо знакомых людей по спине, плечу.
Деловые подарки в США не приняты. Более того, они часто вызывают настороженность. Американцы опасаются, что они могут быть истолкованы как взятка, а это в США строго наказуемо законом. Сами же американцы, чтобы доставить удовольствие деловому партнеру, могут пригласить его в ресторан, устроить отдых за городом или даже на курорте — расходы в таких случаях несет фирма.
Большую роль в деловой жизни США играют женщины. Часто они настаивают на том, чтобы к ним относились именно как к партнеру, а не как к даме. В этой связи не принято проявление чрезмерной галантности, следует избегать вопросов личного характера (например, не стоит выяснять, замужем ли она).
На переговорах американцы значительное внимание уделяют проблеме, подлежащей решению. При этом стремятся обсудить не только общие подходы к решению (что делать), но и детали, связанные с реализацией договоренностей (как сделать). Американцы часто предлагают к рассмотрению «пакеты предложений». Для них также характерны приемы «пробного шара».