В совещаниях с большим числом участников регламентом предусматриваются: состав президиума, комиссия по выработке проекта решений, секретариат, рабочая группа. Регламент принимается участниками совещания в начале заседания или заранее включается в Программу.

Основная часть совещания. После вступительного слова с докладом или с основной информацией по обсуждаемой проблеме выступает либо руководитель, либо назначенный руководителем сотрудник. Доклад (основную информацию) должны отличать: конкретность и конструктивность; понятность языка и используемых терминов; наглядность, уверенность. Успех совещания зависит во многом от компетентности председателя совещания, его культуры, умения вести коллективное обсуждение деловых проблем. В ходе обсуждения главной проблемы совещания руководитель должен:

· Сначала предоставить слово для выступления младшим по статусу и должности;
· Не прерывать выступления в прениях (за исключением нарушения регламента и неконкретности выступления) и не комментировать высказывания выступающих;
· Следить за дискуссией и направлять ее в конструктивное русло;
· Обеспечить беспристрастность в оценке выступлений;
· Обобщать выступления и четко формулировать выводы;
· Пресекать некорректное поведение выступающих и уметь смягчить напряженную ситуацию;
· Принять проект решения (постановления) совещания.

Завершение делового совещания. Ход совещания протоколируется. Имеющиеся тексты докладов и выступлений передаются в секретариат, который приобщает их к протоколу. Основная часть протокола строится по схеме: «слушали-выступили-постановили». В формулировке постановления указывается не только действие, но и его исполнители, а также срок исполнения. Протокол после редактирования и ознакомления с записями подписывается председателем и секретарем совещания. Датой протокола, а, следовательно, и началом исполнения принятого решения является день проведения совещания.

Подписав к исполнению решения, принятые на деловом совещании, руководитель обязан проконтролировать их выполнение по истечении определенного срока. Необходимо также провести последующий анализ проведения делового совещания: выявить сильные и слабые стороны, обсудить их с отдельными участниками, выработать рекомендации для дальнейшей деятельности и в дальнейшем не повторять упущения и ошибки.